Un dueño de pequeño negocio que abrió una póliza de responsabilidad general entregó su Número de Seguro Social, fecha de nacimiento, domicilio y EIN a una red privada de aseguradoras que conserva ese expediente de forma indefinida.
La suscripción de responsabilidad general comercial exige una solicitud detallada. El dueño de pequeño negocio que la llena proporciona su nombre legal, fecha de nacimiento, Número de Seguro Social, EIN, domicilio del negocio, domicilio particular e información de contacto personal. Esa solicitud se convierte en un expediente de la aseguradora. Se retiene bajo la política de archivos de la aseguradora sin importar si la póliza se emite, se renueva o se cancela.
El expediente se extiende más allá de la aseguradora original. Las aseguradoras comparten registros de suscripción a través de redes afiliadas de la industria. Un dueño de pequeño negocio que solicitó una póliza y fue rechazado, o que canceló después del primer periodo, tiene un expediente que circula por esas redes. Las aseguradoras futuras que consultan el historial de suscripción lo ven. Las firmas de investigación de antecedentes con licencia para acceder a datos de la industria lo ven.
La capa que la mayoría de los dueños de pequeño negocio nunca toman en cuenta es el archivo de historial de reclamaciones. Incluso una sola reclamación presentada crea una entrada permanente en bases de datos compartidas de la industria. Esa entrada contiene la información de identificación del dueño de pequeño negocio, la naturaleza de la reclamación y la resolución. Toda aseguradora que revise la base de datos compartida durante una suscripción futura puede verla, incluidas aseguradoras de ramos de cobertura a los que el dueño nunca ha aplicado.
Cerrar la póliza no cierra el expediente. Un dueño de pequeño negocio que cancela su cobertura comercial, cambia de aseguradora o disuelve el negocio por completo deja atrás un archivo que la aseguradora original y sus redes afiliadas siguen conservando. No hay un mecanismo estándar de exclusión. El expediente persiste y circula en el calendario de la aseguradora, no en el del dueño.
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